NB! Vil nuværende kolleger op i tid?

Det første, du skal være opmærksom på, er, om du har medarbejdere på deltid, som ønsker at gå op i tid. Danske Regioner og Forhandlingsfællesskabet har indgået aftale om deltidsansattes adgang til et højere timetal og udarbejdet denne vejledning . Hvis jeres arbejd kun kan dækkes ved at ansætte en ny medarbejder, så vær opmærksom på, at det er en forvaltningsretlig hovedregel, at alle ledige stillinger i det offentlige skal slås op, så alle har lige mulighed for at søge stillingen. Undtagelse kan gøres fx ved korterevarende vikariat.

Skab den rigtige fortælling om afdelingen

Vær opmærksom på, at rekrutteringsprocessen er med til at skabe en fortælling om jeres afdeling. Ansøgerne kender højst sandsynlig både nogle af de nuværende medarbejdere og fremtidige ansøgere. Så ansøgere kommer – trods afslag – til at fungere som ambassadører for din afdeling. Selvom du kommer til at skuffe med dit afslag, skal du altså lykkes med at efterlade et positivt indtryk hos ansøgeren. Hvad skal din afdeling være kendt for? Og hvordan signalerer I det i denne proces?

Stillingsopslaget bliver selvfølgelig læst af potentielle ansøgere. Men det bliver også læst af andre faggrupper, ledere og studerende, som håber en gang i fremtiden at kunne søge hos jer. Opslaget skal angive retvisende beskrivelse af stillingen, men hvis der er udviklingsmuligheder forbundet hermed, så er det oplagt også at beskrive. Derudover er det godt at gentænke den beskrivelse, der gives af afdelingen. Er det en beskrivelse, som I plejer at sende ud? Giver den et retvisende billede, eller er der sket en forandring siden sidst? Til offentlige stillingsopslag er der krav til fakta om arbejdsstedet, kontaktpersoner og andre forhold. Disse krav, skal HR sikre, er efterkommet. Stillingsopslaget for offentlige stillinger skal i øvrigt lægges på platforme, som er bedst egnet til at gøre relevante ansøgere bekendt med stillingen. Jordemoderforeningen har fokus på at sikre vilkårene for medlemmer med kandidatuddannelse. Det sikrer udvikling af faget og af jeres afdeling. Hvis I har en stilling, der med fordel kan besættes af en ansøger med kandidatuddannelse, så sørg for at det fremgår af stillingsopslaget.

Tal med HR om jeres rekrutteringssystem

De fleste HR afdelinger har et rekrutteringssystem, som sikrer, at GDPR-regler og andre administrationsprocesser er sat i system. Hvis du ikke kender dette system, så lad HR oplyse dig om, hvordan det fungerer, så ansøger ikke oplever udfordringer heri, som du ikke er bekendt med. Fx: Får ansøger allerede ved indsendelsen af sin ansøgning en kvittering for modtagelse af ansøgningen? Skal ansøger indtaste ’køn’ og ’alder’ for at komme igennem processen? Hvilke problemer har der været tidligere? Du bør også sikre dig, at systemet støtter op om, at ansøgerne føler sig godt guidet gennem ansøgningsprocessen. En fejl i denne proces kan efterlade ansøgeren med et dårligt indtryk at jer som arbejdssted. Hvis systemet sender standardsvar til ansøgere, der ikke går videre til samtaler, skal du sikre dig, at disse svar indeholder de elementer, du ønsker.

I et ansættelsesudvalg skal de relevante repræsentanter med. 1) Som ledelse skal I beslutte, hvem og hvor mange I deltager. Det er selvfølgelig både et spørgsmål om prioritering, praksis og ressourcer. 2) HR har måske et ønske om at deltage af hensyn til diverse formalia. Tjek evt. op på, hvad de ønsker fra dig, hvis de ikke deltager. 3) TR skal ifølge MED-aftalen være bedst muligt informeret om ansættelser af kolleger, - så TR har naturligt også en plads i udvalget. TR har på TR-uddannelsen fået information om ansættelsesudvalgets opgaver, og hvordan det kan orkestreres, herunder at udvalget ikke må ”sætte skøn under regel”: Et ansættelsesudvalg vurderer (skønner), hvem der er den bedst kvalificerede til jobbet. Udvalget skal alene vurdere kvalifikationer. Vurdering må ikke pålægges regler, der udelukker dele af de kvalificerede. Der må fx ikke være regler om: ‐ Alder ‐ Køn ‐ Politisk overbevisning ‐ Handicap. I udvalget har I fælles interesse for at ansætte den bedst egnede til stillingen, men muligvis ikke enslydende mandat. Derfor bør I drøfte, hvilke kriterier I vurderer ansøgerne ud fra, og hvilke spørgsmål ansøgerne skal stilles. TR kan oplagt fortælle, at hun vil stå for en eventuel lønforhandling, fortælle om kulturen på jeres arbejdsplads og spørge ind til præferencer i forbindelse med en onboardingproces. Ansættelsesudvalget må gerne spørge en ansøger om ”der er helbredsmæssige forhold, som vi skal være særligt opmærksomme på?” eller om ”maven mon rummer en ny verdensborger?” Men ansættelsesudvalget må alene tillægge ansøgeren kvalifikationer vægt. Hvis ansøgerne helbredsmæssige udfordringer har betydning for udførelsen af arbejdet, er ansøgeren forpligtet til at oplyse om dette. - Hvis ansøger har et handicap og har angivet dette i ansøgningen, må handicappet ikke tillægges negativ værdi. - Spørgsmål om helbred, handicap og personlige præferencer kan være med til at give jer en hjælp i onboarding af den nye kollega, hvis hun viser sig bedst egnet til stillingen. Lønforhandling foregår ikke til selve samtalen, men først efterfølgende. Men der kan på mødet godt tages en foreløbig forventningsafstemning. Efterfølgende vil TR forhandle løn med dig som leder på baggrund af samtale med den nye kollega. Ansættelsesudvalget har selvfølgelig tavshedspligt omkring ansøgerne. Ansættelsesudvalget er rådgivende. Du træffer som leder i sidste ende beslutningen. Erfaringen viser dog, at det er bedst med enighed.

Svar alle ansøgere hurtigst muligt

Ansøgerne investerer tid på at skrive ansøgning og lægger følelser i håbet om at få jobbet hos jer, så de venter spændt på svar. Det er deres fremtid, det handler om. Så vent ikke til sidst med at sende afslag til dem, der ikke skal til samtale. De kan lige så godt få en klar besked om, hvorfor de ikke er gået videre i processen. Måske sørger rekrutteringssystemet automatisk for dette, når du meddeler, hvem der skal til samtale? Hvis I har haft klare vurderingskriterier i ansættelsesudvalget, har du et tydeligt grundlag for at give en saglig begrundelse for ikke at tage dem til samtale, og den kan du godt stå ved. At du hurtigt giver denne besked til ansøgerne, viser respekt over for, at de kan være relevante i andre ansøgningsforløb, at ansøgerne føler sig set og kan komme videre. Hvis du er heldig nok til at modtage uopfordrede ansøgninger, så ring eller skriv til ansøgeren og angiv eventuelt, hvis du har en formodning om, hvornår der er stillinger svarende til ansøgerens kompetencer på afdelingen. Hvis en ansøger beder om en skriftlig begrundelse, har ansøgeren krav herpå.

Indhentning af reference

Det er ansøgeren, der bestemmer, hvem hun vil bruge som reference. Det kan være - men behøver ikke være - en tidligere leder eller mellemleder. Hverken du eller den person, du har fået som reference, må drøfte forhold, der er personfølsomme. Der må således ikke spørges til eller svares på oplysninger om for eksempel misbrugsforhold, sygdomme, straffeforhold, væsentlige sociale problemer eller medlemskab af en fagforening. Vær opmærksom på, at en reference i udgangspunktet ikke udtale sig negativt. Der kan derfor kun drøftes spørgsmål om: - 'mødestabilitet', - hvor længe medarbejderen har været ansat og - hvilke opgaver, hun har løst. Hvis du spørges ind til det faglige niveau, må den, der afgiver referencen, udtale sig om sin oplevelse af vedkommende. Også selv om dette ikke kun er positivt – så længe dette gøres sagligt. Det vil sige, at den, der afgiver referencen, godt kan sige ting som, ”det er min oplevelse, at hun ikke er god i særligt pressede situationer”. Men hun må for eksempel ikke sige ”hun laver alt for mange fejl”, hvis dette ikke er underbygget af andet end referencens egen opfattelse. Der er notatpligt efter offentlighedsloven, når man indhenter referencer . Det betyder, at ansøgeren efterfølgende har mulighed for at bede om aktindsigt og derigennem få oplyst, hvilke spørgsmål du stillede, men også, hvad der blev svaret af referencen.

Dit afslag skal være konkret og sagligt begrundet

Ansøgeren har krav på en konkret og saglig begrundelse for, hvad I har lagt vægt på i udvælgelsesprocessen. En sådan begrundelse skal være ærlig, transparent og personlig, så ansøgeren ikke sidder skuffet tilbage uden forståelse for, hvorfor hun blev fravalgt. Den konkrete begrundelse behøver ikke være lang, men blot over nogle få linjer angive, hvad der var udslagsgivende for, at den pågældende ikke var den bedste i feltet af ansøgere. Vær ikke bange for at invitere til, at ansøgeren kan ringe, hvis hun ønsker en yderligere uddybning. Det fortæller mellem linjerne ansøgeren, at I har klare linjer, er tilgængelige og at I interesserer jer for ansøgerne.

Giv mundtligt afslag efter jobsamtale og giv en positiv retningslinje i dine afslag

Ansøgere, som sikkert har brugt en ferie- eller fridag på at komme til en samtale hos jer, har fortjent et mundtligt afslag. Når du ringer, kan du både sige tak for interessen, give en positiv retningslinje for, hvad der har gjort forskellen eller anspore til at søge igen, hvis du ser en mulighed for at tilbyde job i snarlig fremtid. Giv ansøgeren mulighed for at fortælle om andre kompetencer, som måske ikke var relevante ved samtalen og sørg for at ansøgeren trods afslag får noget positivt med. Giv ansøgeren noget konkret at arbejde videre med. Det kan fx være noget, du har observeret ved samtalen eller i ansøgningen, som har virket mindre professionelt eller hvis ansøgningen lægger vægt på arbejdsområder, der ikke matcher jeres opslag. Fortæl også hvad der fungerer godt i ansøgningen, og evt. gav jer lyst til at se ansøgeren igen en anden gang. Hvis ansøgeren alene bliver fravalgt grundet mindst erfaring, kan du jo lægge op til, at du genindkalder, hvis der opstår et vikariat i afdelingen.

Onboarding af den ny kollega

Den jordemoder, I vælger at ansætte, skal forsat mærke, at I tager hånd om hende, så hun frem til jobstart og den første tid i jobbet fortæller omverdenen om, hvor glad hun er for jobbet på netop jeres afdeling. At få nye kollegaer godt ombord på en arbejdsplads, kaldes ’Onboarding’ og det kan du læse mere om her.