Tænk IGLO-løsninger med TRIO

I TRIO kan I med fordel tænke løsninger i IGLO. Dvs.: - I ndivider, som kan gøre en forskel for de/den sygemeldte. Er der særlige medarbejdere, der kan tænkes ind? TR, AMiR, uddannelsesansvarlig eller en (uformel) mentor? - G ruppen kan hjælpe eller skal måske hjælpes på vej til en bedre trivsel? Er medarbejderne organiseret i teams, skal du/I holde jer for øje om alle teams er sammensat så alle trives med hinanden og fordelingen af opgaverne/vagterne. - L edelsen. Som ledelse kan I både beslutte strukturelle ændringer, der letter presset på medarbejderne. Og I kan også arbejde med psykologisk tryghed og italesætte opbakning til medarbejderne i de faglige valg, der træffes. - O rganisationen har også et ansvar i forhold til sygefraværet. Du har allerede indtænkt den, når du inddrager TRIOen i drøftelser om, hvad I kan gøre. Husk at se på, hvad den seneste APV har givet af viden, og overvej om der er behov for bedre oplæring, instruktioner, faglig sparring eller et socialt arrangement, som kan understøtte samarbejdet i hverdagen. Det er også organisationen, der skal sørge for en opdateret sygefraværspolitik. Hvad er jeres politik for sygefravær? Den bør ligge på intranettet. Men kender dine nyansatte de krav, der er til at melde sig syg? Og hvordan skal de forholde sig, hvis du ikke kan tage telefonen den morgen, de vågner med influenza? Få mere inspiration til arbejdet nederst på denne side .

Sørg for TRIO uddannelse

TRIO-grupper, der får uddannelse og videngrundlag sammen, får i højere udstrækning samme forståelse af begreber og dermed samme tilgang i udformningen af løsninger på konkrete problemstillinger. Dette øger sandsynligheden for succes med at holde et lavt sygefravær eller sænke niveauet. Deltag fx i Jordemoderforeningens TRIO-dag eller uddannelsesmulighederne via regionen. De overordnede emner for dagen er: Forebyggelse af stress, bedre tid til kerneopgaven, restitution og supervision.

Ved sygemeldingen kan du:

- Aftale med den sygemeldte, hvordan den løbende dialog opretholdes. Nogle HR-afdelinger har helt faste planer for hvilke dage, der skal være kontakt, hvilket kan være fint i forhold til ”lige behandling af alle medarbejdere”. Tal med dine ledelseskolleger / din HR-afdeling for nærmere herom, - også hvordan det gennemføres i praksis i en travl hverdag. - Hvis den sygemeldte bare har brug for ro f.eks. efter en belastningsreaktion, så forklar tydeligt, hvorfor du har behov for kontakt og hvor ofte. - Have en praksis for, hvorvidt I allerede ved sygemelding fortæller om indkaldelse til den lovpligtige samtale – og eventuelt udfyldning af en mulighedserklæring – hvis I ved, at dette bliver relevant. - Drøfte med TR/AMR, hvordan jeres sygefraværspolitik bedst bliver fulgt i denne sammenhæng. - Vurdere, om det er nyttigt at gøre brug af fast-track-ordningen , som sætter den kommunale indsats i gang hurtigere end ellers. - Spørge om medarbejderen har behov for psykologhjælp (har I fx aftale med Falck herom?)

Afklar med HR, hvem der anmelder sygdommen til virk.dk, så I får refusion i form af sygedagpenge. Vær opmærksom på om den sygemeldte har planlagt ferie under sygdom. Sygdom er en feriehindring. Men hvis der fx er tale om en stress-sygemelding og både medarbejderen, medarbejderens læge vurderer at en allerede planlagt ferie kan være gavnlig for medarbejderen, så kan I tale med kommunen om en ’teknisk raskmelding’, som fx giver mulighed for at tage på ferie og forsætte sygedagpengerefusion efter ferien. Kommunen vurderer løbende retten til refusion. Det er en god ide at: - sikre løbende dialog, - lave en fastholdelsesplan og eventuelt indhente lægelig vurdering (friattest / varighedserklæring), - spørge om medarbejderen har behov for psykologhjælp (hvis det ikke blev iværksat fra start) - udarbejde en mulighedserklæring, så du som leder får oplysninger fra den syges læge om, hvad arbejdspladsen kan gøre i forhold til den syges mulighed for at vende tilbage, - undersøge, om I kan bruge pensionsordninger, personlig assistance (en handicapkompenserende ordning) eller §56 (betalt sygefravær fra 1. fraværsdag ved kronisk sygdom)

På dette tidspunkt har I haft flere møder mhp. at vurdere, hvordan udsigten til tilbagevenden til arbejdet er. Her efter 22 ugers fravær sker også revurdering af retten til sygedagpenge (og dermed refusion til afdelingen). Det er i sidste ende kommunen der afgør, om sygedagpengeperioden skal forlænges. Hvis den sygemeldte har fået psykologhjælp er det måske på tide at overveje, om der er behov for supplerende timer hos psykologen for at komme helt i mål med behandlingen.

7 gode råd til den svære sygesamtale

En sygefraværssamtale er ikke en tjenestelig samtale og kan derfor ikke have konsekvenser i form af fx opsigelse. Men der bliver truffet beslutninger om forhold i den sygemeldtes ansættelse. Derfor skal forvaltningsloven forsat overholdes. 1. Send kommenteret dagsorden forud for samtalen Din medarbejder skal vide, hvad I skal snakke om og have besked om, at hun gerne må tage en bisidder med. Det er oplagt at vælge TR på afdelingen som bisidder. TR kender både din medarbejder og de vilkår, der er mulighed for at drage nytte af på afdelingen. Vær meget opmærksom på, hvad du konkret skriver i dagsorden, - en sygemeldt medarbejder kan let blive nervøse for at skulle til en samtale om sygdom og fravær. En mail med dagsorden fungerer i øvrigt som dokumentation for, at der har været et møde og for din hensigt med mødet, herunder tiltag for at imødekomme medarbejderens behov i forhold til at vende tilbage. Hvis sygefraværet på et tidspunkt bliver af en karakter, hvor det er vigtigt at du kan fremvise dokumentation for at du har gjort dit for at fastholde og skabe mulighed for at vende tilbage, - kan indkaldelsen igen blive relevant. 2. Sæt god tid til samtalen i din kalender – både før og efter En sygemeldt kollega føler sig i forvejen let til besvær, så hvis du kommer løbende og stresser fra en tidligere aktivitet, forværre det den sygemeldtes oplevelse. Få evt. HR til at deltage, så de kan lave referat af de aftaler I indgår. Men overvej også om HR’s deltagelse giver et signal til din medarbejder om at hendes stilling er i fare? Vær derfor meget tydelig overfor den sygemeldte omkring baggrunden for HR’s deltagelse. 3. Overvej hvordan du har det med medarbejderen Er det en person, du har sympati for eller det modsatte? Vær ærlig i dine overvejelser, så du har mulighed for at lægge din egen holdning til side og være professionel. Hvis du har udvist irritation over en medarbejder i en tidligere situation og nu ikke giver tilstrækkelig rolig plan for tilbagevenden, kan det give uro i resten af medarbejdergruppen. Husk: du står i ’den tunge ende’ af denne asymmetriske magtrelation. 4. Du er mødeleder, så sæt tydelig ramme Start med mødets formål (Læs eventuelt op fra indkaldelsen) Og fortæl, hvor I skal nå hen med dialogen på mødet. Spørg, hvordan det går med den sygemeldte – giv den sygemeldte mulighed for at fortælle og forklare sin version af forløbet. På den baggrund har den sygemeldte bedre mulighed for at lytte efterfølgende og tage samtalens konklusioner til sig. Pas på med at tale løsninger for tidligt. Brug tid på at undersøge, spørge ind og lytte. 5. Tal om åbne muligheder Læg ikke for faste planer, men beskriv de muligheder, I kan understøtte. Hvis medarbejderen er klar til at vende tilbage eller gerne vil tilbage på et tidspunkt, så lav en foreløbig plan for hvordan og hvornår. Vær opmærksom på og klar til, at planen skal justeres undervejs. Vær også opmærksom på, at de forslag, du stiller, ikke er giver indtryk af at du har for høje krav til den sygemeldte. En stress-sygemeldt, der bliver spurgt: ”Hvornår kan du tage en fuld fødegangsvagt igen?” hører let spørgsmålet som: ”Du skal snart tage en fuld vagt igen!” Spørg hellere: ”Hvor mange timer mener du, du er i stand til at starte op på? 6. Som mødeleder skal du konkludere Opsummér hændelsesforløbet, hvad I konkret har talt om og aftalt og hvornår I mødes igen. Hvis det er muligt så beskriv, hvad næste mødes dagsorden bliver. 7. Send en mail efter samtalen Hvis HR har deltaget, så tjek at opsummeringen er korrekt og send denne i en mail. Referatet skal alene være om det vigtigste I har talt om, hvad I er kommet frem til, og hvornår I mødes igen. Referatet er vigtig dokumentation, hvis der senere opstår tvivl eller uenigheder. Fx kan referatet understøtte dig i, at du har gjort tilstrækkeligt for at få medarbejderen tilbage i arbejde, hvis du alligevel på et senere tidspunkt må afskedige.