”En kreativ entusiastisk sudokunørd med humor og empati, som skal have kvalifikationer inden for IT, ferieloven, overenskomst, excell…. søges”.
Rækken af kvalifikationer, der kunne give ansættelse i de nyoprettede stillinger som vagtplanlægger, var lang, da de i 2010 blev opslået på fødeafdelingen på Skejby Sygehus. Hvis man ville gøre sig håb om at komme i betragtning til jobbet, skulle man desuden være god til at kommunikere på en anerkendende måde og være forberedt på, at man fik en ny rolle i forhold til kollegerne.
Tjansen med at tilrettelægge vagtskemaerne er på deltid, 22 timer ugentligt; resten af tiden indgår man i vagtskemaet på lige fod med de andre jordemødre. Det kræver klare retningslinjer og en skillelinje mellem vagtplanlæggernes og ledernes rolle.
– Den magt, vi sidder med som vagtplanlæggere, skal forvaltes med omhu, og det mener jeg også lykkes. Kommunikationen er rigtig vigtig, det er jo folks liv og fritid, vi har i hænderne, siger Trine Rosa Petersen, der sammen med jordemoder Lotte Barndorff-Nielsen blev ansat i funktionen. Det blev helt fra starten meldt ud til alle jordemødre, at der ikke skal tales vagtskema eller vagtbyt med de to jordemødre, når de er i vagt. Hvis man har ønsker – eller klager – til vagtskemaet, så foregår det i vagtcentralens åbningstid, der er alle hverdage mellem 7 og 13. Hvis en jordemoder er utilfreds med de vagter hun får, skal hun henvende sig til sin leder.
– Alt det trælse overlader vi til lederne, siger Lotte Barndorff- Nielsen med et smil.
– Det er afdelingsjordemødrene, der står for planlægning af ferier og det er dem, der fordeler juleaften og de andre helligdage, fortsætter hun.
Informationer gik tabt
I dag, godt to års erfaring klogere, konkluderer de to jordemødre, at det har været en succes at samle vagtplanlægningen i det, der blev døbt Vagtcentralen.
– Jeg tør godt påstå, at vi udelukkende har haft positiv respons på Vagtcentralen. Der er vist ikke mange, der kunne forestille sig Skejby nu, to år efter, uden centralen, siger Lotte Barndorff- Nielsen. Også mellemlederne på fødestedet er lettede, efter at arbejdet blev omorganiseret. Sanne Ravnsbæk var vicechefjordemoder, før vagtcentralen blev oprettet, og havde derfor som opgave at sørge for dækning af sygdom og vagtbytte.
– Jeg kunne aldrig regne med at kunne komme af sted til planlagte møder, hvis der dukkede en sygemelding op og dermed en vagt, der skulle dækkes. Der skete også generelt flere fejl i vagtdækningen, og vi missede informationer, siger Sanne Ravnsbæk, der i dag er leder af vagtcentralen. Også arbejdspladsens tillidsrepræsentant og den øverste leder evaluerer Vagtcentralen som en succes.
– Vi har færre ups’ere i vagtplanlægningen. Ting bliver registreret de rigtige steder, for eksempel i forbindelse med sygdom og raskmelding, og tilgængeligheden til dem, der lægger vagtskemaet er blevet bedre. Så overordnet er folk vældig positive. Det eneste, der måske kan være problematisk, er, at der kan være lidt usikkerhed om, hvem, der harkompetence til hvad. Hvem går man for eksempel til, hvis man gerne vil have færre nattevagter, siger Tanja Lyth.
– Men man kan faktisk finde regler og rettigheder ved vagtplanlægning på vores hjemmeside skejbyjordemoder.dk, siger tillidsrepræsentanten.
Joan Dürr, der er chefjordemoder, oplever at Vagtcentralen har givet bedre overblik over afdelingens samlede aktiviteter, og det kan føre til en forenkling af organisationen og besparelse af ressourcer.
– Jeg synes, at vagttilrettelæggelsen fungerer fantastisk godt. Der er meget sjældent fejl, forvirring og utydelige aftaler, som var det, vi oplevede tidligere, siger chefjordemoderen.
Dækning af akut sygdom uden for vagtcentralens åbningstid tager de vagthavende jordemødre og ledere sig stadig af, men de sender sygemeldingen videre til Vagtcentralen, der tager sig videre af sygemeldingen og senere raskmelding.
Risiko: Anonym i den store flok
I takt med at fødestedet på Skejby Sygehus er vokset, er der kommet flere jordemødre med hver deres individuelle ønsker og behov. Et støt stigende antal specialfunktioner skal desuden passes ind i vagtskemaet og i 2010 stod det klart, at den komplekse opgave med at planlægge og fordele vagter til afdelingens cirka 90 jordemødre måtte opprioriteres. Samtidig blev fødestedets tre fødeafsnit lagt sammen til to, og fødemodtagelsen blev rykket tættere på de to afsnit. De vandtætte skotter mellem de to afsnit blev endeligt fjernet. Det betyder, at jordemødrene som udgangspunkt er tilknyttet et afsnit, men at de også hjælper til på det andet, når der er behov for det. Med Lotte Barndorff-Nielsens ord, er sværhedsgraden i planlægningen steget fra en sudoku 3 til en sudoku 12.
– I takt med, at vores fødesteder bliver større, stiger behovet for god planlægning. Den enkelte jordemoder risikerer at blive anonym i den store flok, og det prøver vi at modvirke, selvom vi ikke kan have det samme personlige kendskab til alle på vores store sted, som man kan have på en fødeafdeling med 20 jordemødre, siger Lotte Barndorff-Nielsen, der har arbejdet med vagtplanlægning 15 år – i starten som tillidsrepræsentant – nu som vagtplanlægger.
Vagtcentralens ansatte har også en koordinerende rolle i de mange aktiviteter, der finder sted.
– Vi får besked om, når der skal holdes møder i for eksempel supervisionsgrupperne eller fælles møder i jordemoderkonsultationen. Det kan også være, når Rikke Maimburg, vores forskningsleder, gerne vil holde informationsmøder med så mange jordemødre som muligt. Så har vi mulighed for at hjælpe med at koordinere aktiviteterne, sige Trine Rosa Petersen og understreger vigtigheden af et godt og respektfuld samarbejde med ledelsen.
Små gule lapper accepteres ikke
De to jordemødre i Vagtcentralen er ansvarlige for vagttilrettelæggelsen på hvert sit fødeafsnit. En tredje medarbejder i Vagtcentralen står for planlægning af social- og sundhedsassistenternes arbejde. En uge før arbejdet med at planlægge det ni-ugers skema, som der opereres med, holder planlæggerne møde med afdelingsjordemødrene og en sekretær. Alle afdelingens jordemødre og assistenter har forinden fået en mail om, hvornår deres ønsker for det kommende skema skal være inde. Ønskeskemaet finder jordemødrene på skejbyjordemoder.dk. Små lapper papir med besked om ønsker modtages ikke i Vagtcentralen.
– De næste dage bruger vi på at forskrive skemaet. Det gør vi ud fra ferieplanen, planen over konsultationer, specialkonsultationer, sorggrupper og så videre. Og så selvfølgelig ud fra den enkelte jordemoders ønsker, forklarer Trine Rosa Petersen.
Herefter går der nogle dage, hvor der er mulighed for tilbagemelding fra ledelse og personale. I tre dage finpudses skemaet og tillidsrepræsentanterne får det til gennemsyn, og endelig kan skemaet lægges på skejbyjordemoder.dk, hvor alle kan se deres vagter. Denne dag er alle tre planlæggere på arbejde i otte timer for at udgive skema og skrive det ind i det elektroniske døgnberedskab.
Og så begynder det hele forfra med indkaldelse af ønsker.
Individuelle hensyn
Er en søndagsvagt mere belastende end en nattevagt? Skal man kunne vælge dagvagter fra? Hvordan fordeler man bedst weekenderne? Hvordan har man det med kort skift?
Oplevelsen af, hvordan de forskellige vagter fylder og tynger, er forskellig fra jordemoder til jordemoder. Der er derfor inden for visse rammer mulighed for at aftale, hvordan vagter og weekender skal placeres.
– Når en ny jordemoder starter her, så aftaler vi for eksempel hvilken rækkefølge hun gerne vil have vagterne, om hun gerne vil have korte skift, hvor mange nattevagter i træk hun vil foretrække, og hvordan hendes weekendarbejde skal fordeles, siger Trine Rosa Petersen. Ved ansættelsen bliver jordemoderen bedt om at vælge en af fire modeller for weekendarbejde, hvor antallet af præsterede timer og placeringen af dem afgør, om jordemoderen skal arbejde hver anden eller hver tredje weekend eller i seks ud af skemaets ni weekender – men med færre timer i hver.
– Vi giver jordemødrene et valg, fordi man bedre kan holde ulemper ud, når man selv har valgt dem. Og vi har mulighed for at tage individuelle hensyn, og det er vigtigt, fordi vi har forskellige livssituationer. Jeg tror, at man skal passe på med at lægge sig alt for fast på, hvilke vagter, der er tungere end andre. Det er individuelt, siger Lotte Barndorff-Nielsen.
Helt frit er valget af vagter imidlertid ikke.
– Man skal for eksempel passe på, at der ikke er jordemødre, der primært går i aften- eller nattevagter og dermed aldrig er med til morgenkonference eller er med, når den faglige udvikling diskuteres, siger Trine Rosa Petersen.
Jordemødrene kan bytte vagter på vagtbyttecentralen på skejbyjordemoder.dk. Vagtcentralens jordemødre tager sig som udgangspunkt ikke af at bytte vagter, men de skal altid orienteres via en bytteseddel, så skema og døgnberedskab kan ajourføres. De involverede jordemødre får besked, hvis byttet ikke kan godkendes.
Selve vagtskemaet laves stadig manuelt, hvor planlæggerne plotter navne ind på de enkelte vagter og funktioner ud fra ansættelsesbrøk, aftaler, normering, vagtbehov osv.
Vagtplanlæggerne har ikke fundet nogle genveje til det finmaskede net, som et vagtskema består af.
– Vi vil da glæde os til, at det bliver opfundet, men foreløbig er det vigtigt, at der afsættes nok ressourcer til opgaven, så alle bliver tilfredse, siger Lotte Barndorff- Nielsen.
